TNA INSIGHT SERIES #1
Training Needs Analysis: Mengapa Banyak Program Training Belum Memberikan Dampak?
Pelatihan yang efektif bukan dimulai dari memilih materi atau trainer terbaik, tetapi dari kemampuan organisasi memahami kebutuhan yang sebenarnya.
Banyak perusahaan telah mengalokasikan anggaran yang cukup besar untuk pengembangan karyawan. Berbagai program pelatihan diselenggarakan, peserta hadir, sertifikat diterbitkan, dan laporan kegiatan diselesaikan.
Namun, setelah program berakhir, pertanyaan yang sama sering kembali muncul:
Apakah training tersebut benar-benar meningkatkan kompetensi dan kinerja?
Dalam beberapa kondisi, produktivitas belum mengalami perubahan, kesalahan kerja masih berulang, dan permasalahan operasional tetap terjadi.
Hal ini menunjukkan bahwa tantangan utama organisasi sering kali bukan terletak pada kurangnya pelatihan, tetapi pada ketepatan dalam menentukan kebutuhan pelatihan.
Mengapa Training Belum Selalu Memberikan Dampak?
Ketika terjadi penurunan kinerja, meningkatnya keluhan pelanggan, tingginya kesalahan kerja, atau target operasional tidak tercapai, training sering menjadi solusi pertama yang dipilih.
Manajemen mungkin menyampaikan:
“Tim ini perlu training leadership.”
“Karyawan perlu diberikan training komunikasi.”
“Produktivitas menurun karena karyawan kurang termotivasi.”
Permintaan tersebut dapat menjadi sinyal awal adanya masalah. Namun, permintaan training belum tentu merupakan kebutuhan training yang sebenarnya.
Sebelum memutuskan program pelatihan, organisasi perlu memastikan:
- Apa masalah kinerja yang sedang terjadi?
- Apa penyebab utama masalah tersebut?
- Apakah penyebabnya berkaitan dengan kesenjangan kompetensi?
- Apakah training merupakan solusi yang paling tepat?
- Indikator apa yang diharapkan berubah setelah training?
Pertanyaan-pertanyaan tersebut merupakan bagian penting dalam proses Training Needs Analysis atau TNA.
Apa Itu Training Needs Analysis?
Training Needs Analysis adalah proses sistematis untuk mengidentifikasi kesenjangan antara kompetensi yang dibutuhkan dengan kompetensi yang dimiliki karyawan saat ini.
TNA membantu organisasi memastikan bahwa program pengembangan SDM:
- didasarkan pada masalah dan kebutuhan yang nyata;
- menggunakan data yang objektif;
- diberikan kepada peserta yang tepat;
- mendukung target kinerja organisasi; dan
- menghasilkan perubahan yang dapat diukur.
Dengan demikian, TNA bukan sekadar proses mengumpulkan daftar usulan pelatihan dari setiap departemen.
TNA merupakan proses pengambilan keputusan untuk menentukan apakah suatu permasalahan memerlukan training, solusi non-training, atau kombinasi keduanya.
Insight dari Diskusi Praktisi Human Resources
Topik efektivitas training menjadi salah satu pembahasan dalam program Training Needs Analysis for All Industry yang diselenggarakan oleh PT Cipta Progresa Usaha.
Diskusi tersebut melibatkan praktisi Human Resources, Learning and Development, Human Capital, HCGA, HSE, serta manajemen dari berbagai sektor industri.
Meskipun berasal dari latar belakang industri yang berbeda, terdapat empat tantangan utama yang muncul secara konsisten.
- Sulit Membedakan Training dan Non-Training Solution
Salah satu tantangan terbesar dalam penyusunan TNA adalah menentukan apakah masalah yang terjadi benar-benar membutuhkan training.
Training tepat digunakan ketika akar masalah berkaitan dengan:
- kurangnya pengetahuan;
- keterampilan yang belum memadai;
- pemahaman standar kerja yang rendah;
- kesenjangan kompetensi;
- perilaku kerja yang perlu dikembangkan; atau
- kemampuan menjalankan pekerjaan yang belum sesuai standar.
Namun, training tidak selalu menjadi solusi utama apabila masalah disebabkan oleh:
- SOP yang belum jelas atau tidak dijalankan;
- pembagian tugas yang tumpang tindih;
- sistem kerja yang belum mendukung;
- peralatan kerja yang tidak memadai;
- beban kerja yang tidak seimbang;
- target yang tidak realistis;
- pengawasan yang tidak konsisten;
- perubahan jadwal yang terlalu sering; atau
- kebijakan dan sistem penghargaan yang belum tepat.
|
INSIGHT UTAMA Training merupakan solusi untuk competency gap, bukan solusi untuk seluruh permasalahan organisasi. Apabila akar masalah berasal dari sistem, proses, sarana, atau kebijakan, menyelenggarakan training tanpa memperbaiki faktor tersebut hanya akan menghasilkan aktivitas pembelajaran yang tidak menyelesaikan masalah utama. |
- Keputusan Training Masih Minim Data
Dalam beberapa organisasi, kebutuhan training masih ditentukan berdasarkan:
- usulan masing-masing unit kerja;
- permintaan langsung dari atasan;
- program tahun sebelumnya;
- tren pelatihan yang sedang populer;
- penawaran dari vendor; atau
- sisa anggaran pelatihan.
Usulan dari unit kerja tetap penting. Namun, usulan tersebut perlu dianalisis dan dikonfirmasi menggunakan data.
Beberapa data yang dapat digunakan dalam proses TNA antara lain:
- hasil pencapaian KPI;
- penilaian kinerja;
- competency mapping;
- competency assessment;
- hasil audit;
- data kesalahan kerja;
- data produktivitas;
- keluhan pelanggan;
- hasil inspeksi;
- evaluasi kualitas;
- wawancara dengan atasan dan karyawan;
- observasi pekerjaan; dan
- rencana bisnis perusahaan.
Semakin objektif data yang digunakan, semakin tepat rekomendasi program pengembangan yang dihasilkan.
KPI yang tidak tercapai merupakan pintu masuk analisis, bukan kesimpulan bahwa training pasti diperlukan.
- Training Masih Dipandang sebagai Kegiatan Administratif
Dalam praktiknya, training terkadang masih dijalankan sebagai kegiatan administratif.
Keberhasilan program lebih banyak diukur dari:
- jumlah pelatihan yang terlaksana;
- jumlah peserta yang hadir;
- persentase penggunaan anggaran;
- nilai kepuasan peserta;
- jumlah jam pelatihan; atau
- jumlah sertifikat yang diterbitkan.
Indikator tersebut tetap diperlukan sebagai data pelaksanaan. Namun, indikator tersebut belum cukup untuk menunjukkan dampak training.
Training seharusnya menghasilkan perubahan pada beberapa tingkat, yaitu:
|
Reaksi |
Apakah peserta merasa materi relevan dan proses pembelajaran berjalan dengan baik? |
|
Pembelajaran |
Apakah terdapat peningkatan pengetahuan, keterampilan, atau pemahaman peserta? |
|
Perilaku |
Apakah peserta menerapkan hasil pembelajaran di tempat kerja? |
|
Kinerja |
Apakah terdapat perubahan pada produktivitas, kualitas, keselamatan, pelayanan, efisiensi, atau indikator bisnis lainnya? |
Keberhasilan training tidak berhenti ketika kelas selesai. Keberhasilan baru terlihat ketika pembelajaran diterapkan dan mendukung peningkatan kinerja.
- Hasil TNA Belum Terintegrasi dengan Strategi Pengembangan SDM
Hasil TNA seharusnya tidak hanya digunakan untuk menyusun kalender training tahunan.
Data kebutuhan kompetensi juga dapat menjadi dasar untuk:
- menyusun learning roadmap;
- membuat Individual Development Plan;
- mengembangkan career path;
- menjalankan talent management;
- mempersiapkan succession planning;
- menentukan program coaching dan mentoring;
- menyusun program pengembangan calon pemimpin; dan
- mendukung workforce planning.
Ketika TNA terintegrasi dengan sistem pengembangan SDM, training tidak lagi menjadi kegiatan yang berdiri sendiri.
Training menjadi bagian dari strategi organisasi untuk menyiapkan kompetensi yang dibutuhkan saat ini maupun pada masa mendatang.
Ilustrasi Kasus: Apakah Leadership Training Menjadi Solusi?
|
Sebuah perusahaan mengalami keterlambatan koordinasi antarbagian produksi. Selama tiga bulan terakhir, target produksi hanya tercapai sebesar 82%. Manajemen kemudian meminta seluruh supervisor mengikuti Leadership Training. Sebelum training dijadwalkan, HR melakukan analisis singkat dan menemukan bahwa: • supervisor telah mengikuti Leadership Training pada tahun sebelumnya; • briefing pagi belum dijalankan secara konsisten; • jadwal produksi sering berubah secara mendadak; • mesin mengalami downtime cukup tinggi; dan • supervisor kesulitan menentukan prioritas ketika jadwal berubah.
Berdasarkan temuan tersebut, Leadership Training mungkin masih relevan untuk meningkatkan kemampuan supervisor dalam menentukan prioritas dan mengambil keputusan. Namun, training bukan satu-satunya solusi. Perusahaan juga perlu: • memperbaiki pelaksanaan briefing; • meningkatkan koordinasi perubahan jadwal; • mengurangi downtime mesin; • memperjelas mekanisme eskalasi; dan • membangun sistem pengendalian produksi yang lebih konsisten. |
Kasus ini menunjukkan bahwa satu masalah kinerja dapat membutuhkan kombinasi antara training dan perbaikan sistem kerja.
Hasil TNA Quick Poll
Dalam sesi TNA Quick Poll, peserta memperoleh pertanyaan:
“Apa penyebab utama program training sering kali belum memberikan dampak yang optimal bagi perusahaan?”
Pilihan jawaban yang dibahas meliputi:
- materi pelatihan kurang sesuai;
- program belum diawali dengan TNA;
- peserta pelatihan kurang tepat; dan
- tidak ada tindak lanjut setelah pelatihan.
Seluruh faktor tersebut dapat memengaruhi efektivitas training.
Namun, ketika dianalisis lebih jauh, sebagian besar faktor tersebut berkaitan dengan belum optimalnya proses TNA.
Tanpa TNA yang sistematis, organisasi berisiko:
- memilih materi yang kurang relevan;
- mengikutsertakan peserta yang tidak tepat;
- salah menentukan prioritas;
- menyusun tujuan pembelajaran yang terlalu umum;
- tidak memiliki indikator keberhasilan;
- kesulitan mengevaluasi dampak training; dan
- mengalokasikan anggaran secara kurang efektif.
TNA merupakan fondasi yang menentukan kualitas keseluruhan proses pengembangan SDM.
Framework Sederhana Sebelum Menentukan Training
Sebelum menyetujui permintaan training, organisasi dapat menggunakan alur berikut:
- Identifikasi masalah kinerja
Tentukan kondisi aktual dan kondisi yang diharapkan.
Contoh:
- produktivitas aktual 82%, target 95%;
- tingkat kesalahan aktual 4%, target maksimal 2%;
- penyelesaian pekerjaan aktual lima hari, target tiga hari.
- Kumpulkan data
Gunakan data KPI, observasi, wawancara, hasil audit, evaluasi kinerja, dan data operasional.
- Analisis akar masalah
Tentukan apakah penyebabnya berasal dari kompetensi, proses, sistem, kebijakan, sarana, motivasi, atau faktor lainnya.
- Tentukan jenis solusi
Apabila terdapat kesenjangan kompetensi, solusi dapat berupa:
- training;
- coaching;
- mentoring;
- simulasi;
- on-the-job training;
- job assignment; atau
- knowledge sharing.
Apabila penyebabnya bukan kompetensi, solusi dapat berupa:
- perbaikan SOP;
- penyederhanaan proses;
- digitalisasi;
- penyediaan alat kerja;
- penyesuaian beban kerja;
- penguatan pengawasan; atau
- perbaikan kebijakan.
- Tentukan indikator keberhasilan
Tentukan perubahan yang diharapkan setelah intervensi dilakukan.
Indikator tersebut harus berkaitan dengan perilaku kerja dan kinerja, bukan hanya kehadiran peserta.
Lima Prinsip Training yang Berdampak
Berdasarkan hasil diskusi praktisi, terdapat lima prinsip yang perlu diperhatikan oleh organisasi.
- Mulai dari masalah bisnis
Jangan memulai dengan pertanyaan, “Training apa yang akan dilaksanakan?”
Mulailah dengan pertanyaan, “Masalah apa yang ingin diselesaikan?”
- Gunakan data yang objektif
Keputusan training perlu didukung oleh KPI, hasil asesmen, data operasional, observasi, dan informasi dari stakeholder.
- Pastikan terdapat competency gap
Training hanya efektif ketika terdapat kesenjangan pengetahuan, keterampilan, atau perilaku yang dapat dikembangkan melalui proses pembelajaran.
- Libatkan stakeholder
HR, pimpinan unit, atasan langsung, dan peserta memiliki peran dalam menentukan kebutuhan, mendukung penerapan, dan mengevaluasi hasil training.
- Ukur perubahan setelah training
Evaluasi tidak cukup berhenti pada kepuasan peserta. Organisasi perlu melihat penerapan hasil belajar dan perubahan indikator kinerja.
Pertanyaan Refleksi untuk Organisasi
Sebelum menentukan program training berikutnya, coba jawab pertanyaan berikut:
- Masalah kinerja apa yang ingin diperbaiki?
- Data apa yang menunjukkan adanya masalah tersebut?
- Apa penyebab utama dari masalah tersebut?
- Apakah kompetensi benar-benar menjadi salah satu akar masalah?
- Kompetensi apa yang perlu dikembangkan?
- Siapa peserta yang paling membutuhkan program tersebut?
- Apakah training merupakan solusi utama atau solusi pendukung?
- Dukungan apa yang diperlukan setelah training?
- Perubahan perilaku apa yang diharapkan?
- Indikator kinerja apa yang akan digunakan untuk mengukur dampaknya?
Apabila pertanyaan-pertanyaan tersebut belum dapat dijawab, organisasi mungkin belum siap menentukan program training.
Kesimpulan
Training yang efektif tidak dimulai dari memilih trainer, materi, atau metode pembelajaran terlebih dahulu.
Training yang efektif dimulai dari kemampuan organisasi memahami masalah, menganalisis penyebab, dan menentukan kebutuhan kompetensi secara objektif.
Training Needs Analysis membantu organisasi memastikan bahwa setiap program pengembangan:
- memiliki dasar kebutuhan yang jelas;
- diberikan kepada peserta yang tepat;
- menggunakan metode yang sesuai;
- mendukung target bisnis; dan
- menghasilkan dampak yang dapat diukur.
Pada akhirnya, tujuan training bukan sekadar menyelenggarakan kelas.
Tujuan training adalah menciptakan perubahan kompetensi, perilaku, dan kinerja yang memberikan nilai bagi organisasi.
Bangun Program Training yang Lebih Tepat Sasaran
PT Cipta Progresa Usaha membantu perusahaan membangun sistem pengembangan SDM yang objektif, terstruktur, dan selaras dengan kebutuhan bisnis melalui layanan:
- Training Needs Analysis;
- Competency Mapping;
- Competency Assessment;
- Learning and Development Roadmap;
- Individual Development Plan;
- penyusunan matriks kompetensi;
- evaluasi efektivitas training; dan
- program pengembangan Human Capital.
|
Diskusikan kebutuhan pengembangan SDM perusahaan Anda bersama tim PT Cipta Progresa Usaha. |
Tentang PT Cipta Progresa Usaha
PT Cipta Progresa Usaha merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang Training, Consulting, Certification, dan Human Capital Development.
CPU berkomitmen membantu organisasi membangun sistem pengembangan SDM yang selaras dengan kebutuhan bisnis melalui pendekatan berbasis kompetensi, data, dan peningkatan kinerja.
Artikel ini merupakan bagian dari TNA Insight Series, yaitu seri pembelajaran yang merangkum wawasan, pengalaman, dan perspektif praktisi Human Resources, Learning and Development, serta profesional lintas industri dalam pelaksanaan Training Needs Analysis.
