TNA INSIGHT SERIES #2

Training Needs Analysis (TNA): Temukan Akar Masalah Sebelum Menentukan Program Training

Banyak organisasi langsung menyelenggarakan training ketika menghadapi masalah kinerja. Padahal, tanpa memahami akar penyebabnya, training berisiko menjadi aktivitas rutin yang tidak menghasilkan perubahan nyata.

Training bukan jawaban untuk setiap permasalahan organisasi. Training menjadi solusi yang tepat ketika akar masalahnya memang berasal dari kesenjangan kompetensi.

Ketika Training Belum Menghasilkan Perubahan

Bayangkan sebuah perusahaan telah melaksanakan berbagai program pelatihan selama satu tahun.

Agenda training berjalan sesuai rencana, peserta mengikuti kegiatan dengan baik, sertifikat diterbitkan, dan anggaran terserap sesuai target.

Namun, ketika dilakukan evaluasi pada akhir tahun, perusahaan masih menghadapi kondisi berikut:

• Produktivitas belum meningkat
• Tingkat kesalahan kerja masih tinggi
• Turnover belum mengalami penurunan
• Masalah koordinasi masih berulang
• Target departemen belum tercapai

Kondisi tersebut menimbulkan pertanyaan penting:

Apakah perusahaan membutuhkan lebih banyak training, atau justru perlu memahami akar permasalahannya terlebih dahulu?

Pertanyaan inilah yang menjadi pembahasan dalam TNA Case Challenge #2 pada program Training Needs Analysis for All Industry yang diselenggarakan oleh PT Cipta Progresa Usaha.

Training Seharusnya Menjadi Hasil Analisis

Ketika terjadi masalah kinerja, permintaan training sering kali langsung muncul. Contohnya:

"Produktivitas menurun, supervisor perlu mengikuti Leadership Training."

"Keluhan pelanggan meningkat, tim harus diberikan Service Excellence Training."

"Koordinasi antardepartemen kurang baik, karyawan perlu Communication Training."

Permintaan tersebut dapat menjadi sinyal awal adanya kebutuhan pengembangan. Namun, permintaan training belum tentu merupakan kebutuhan training yang sebenarnya.

Sebelum menentukan solusi, organisasi perlu memastikan:

1. Apa masalah kinerja yang sedang terjadi?
2. Data apa yang menunjukkan adanya masalah?
3. Apa penyebab utama masalah tersebut?
4. Apakah penyebabnya berasal dari kesenjangan kompetensi?
5. Apakah training menjadi solusi yang paling tepat?

Dengan demikian, training seharusnya menjadi hasil dari proses analisis, bukan titik awal pengambilan keputusan.

Benang Merah Diskusi Praktisi

Peserta TNA Case Challenge #2 berasal dari berbagai sektor industri dan memiliki pengalaman yang beragam.

Menariknya, sebagian besar peserta tidak langsung menyarankan training sebagai solusi. Terdapat tiga langkah yang dinilai lebih penting sebelum organisasi menyusun program pelatihan berikutnya.

1. Evaluasi Program Training yang Sudah Berjalan

Langkah pertama adalah mengevaluasi efektivitas program training sebelumnya. Evaluasi tidak cukup hanya menjawab pertanyaan:

• Apakah training terlaksana?
• Berapa jumlah peserta yang hadir?
• Apakah peserta merasa puas?
• Berapa sertifikat yang diterbitkan?
• Apakah anggaran sudah terserap?

Pertanyaan yang lebih penting adalah:

• Apakah peserta mengalami peningkatan pengetahuan dan keterampilan?
• Apakah hasil training diterapkan di tempat kerja?
• Apakah terdapat perubahan perilaku kerja?
• Apakah indikator kinerja mengalami perbaikan?
• Apakah program membantu pencapaian target bisnis?

Tanpa evaluasi yang memadai, organisasi berisiko mengulang program yang sama tanpa mengetahui manfaat yang benar-benar dihasilkan.

Empat Tingkat Evaluasi yang Perlu Diperhatikan

Tingkat	Pertanyaan Kunci
Reaksi	Apakah peserta menilai materi, metode, dan fasilitator relevan dengan kebutuhannya?
Pembelajaran	Apakah terjadi peningkatan pengetahuan, keterampilan, atau pemahaman?
Perilaku	Apakah peserta menerapkan hasil pembelajaran setelah kembali bekerja?
Hasil	Apakah penerapan tersebut berkontribusi terhadap produktivitas, kualitas, efisiensi, pelayanan, keselamatan, atau target bisnis lainnya?

Training belum dapat dikatakan berhasil hanya karena peserta puas dan memperoleh sertifikat. Keberhasilannya terlihat ketika terjadi perubahan perilaku dan kinerja.

2. Temukan Akar Permasalahan

Penurunan kinerja belum tentu disebabkan oleh kurangnya kompetensi. Masalah dapat berasal dari berbagai faktor, seperti:

• Proses kerja yang kurang efektif
• SOP yang belum jelas
• Pengawasan yang tidak konsisten
• Alat kerja yang tidak memadai
• Sistem informasi yang belum mendukung
• Perubahan kebijakan
• Pembagian tugas yang tidak jelas
• Beban kerja yang tidak seimbang
• Kepemimpinan
• Budaya kerja
• Sistem penghargaan dan konsekuensi

Oleh karena itu, organisasi perlu melakukan Root Cause Analysis sebelum menetapkan solusi.

Pertanyaan Sederhana dalam Root Cause Analysis

• Apa kondisi aktual yang terjadi?
• Apa kondisi yang seharusnya?
• Sejak kapan masalah terjadi?
• Siapa atau bagian mana yang terdampak?
• Faktor apa yang paling memengaruhi masalah?
• Apakah masalah terjadi secara konsisten?
• Apa bukti yang mendukung dugaan penyebabnya?
• Apakah penyebab utama dapat diselesaikan melalui pembelajaran?

Root Cause Analysis membantu organisasi menghindari keputusan yang hanya menangani gejala, tetapi tidak menyelesaikan penyebab utama.

Contoh Kasus: Produktivitas Menurun, Apakah Perlu Leadership Training?

Sebuah perusahaan manufaktur mengalami penurunan produktivitas selama tiga bulan berturut-turut. Manajemen kemudian mengusulkan agar seluruh supervisor mengikuti Leadership Training.

Sebelum training dijadwalkan, HR melakukan analisis dan menemukan bahwa:

• Briefing pagi tidak berjalan konsisten
• Jadwal produksi sering berubah secara mendadak
• Mesin mengalami downtime cukup tinggi
• SOP eskalasi belum dipahami secara merata
• Supervisor kesulitan menentukan prioritas saat jadwal berubah
• Supervisor telah mengikuti Leadership Training pada tahun sebelumnya

Berdasarkan temuan tersebut, kemampuan menentukan prioritas memang perlu dikembangkan. Namun, masalah tidak hanya berasal dari kompetensi supervisor. Perusahaan juga perlu:

• Memperbaiki mekanisme briefing
• Memperjelas proses perubahan jadwal
• Mengurangi downtime mesin
• Memperbaiki SOP eskalasi
• Memastikan dukungan dari manajemen operasional

Kesimpulan kasus: Training masih dapat menjadi bagian dari solusi, tetapi bukan satu-satunya solusi. Hasil yang lebih efektif akan diperoleh melalui kombinasi antara pengembangan kompetensi dan perbaikan sistem kerja.

3. Pastikan Terdapat Competency Gap

Setelah akar masalah ditemukan, organisasi perlu memastikan apakah terdapat competency gap — selisih antara kompetensi yang dibutuhkan untuk menjalankan pekerjaan dan kompetensi yang dimiliki karyawan saat ini. Contohnya:

Kompetensi yang Dibutuhkan	Kondisi Saat Ini	Gap
Mampu menyusun prioritas kerja	Belum mampu menentukan prioritas saat jadwal berubah	Ada
Mampu melakukan briefing efektif	Briefing belum terstruktur dan tidak konsisten	Ada
Mampu mengoperasikan sistem produksi	Sistem belum tersedia atau sering mengalami gangguan	Bukan gap kompetensi
Mampu mencapai target produksi	Mesin sering mengalami downtime	Bukan gap kompetensi

Apabila penyebab utama berasal dari pengetahuan, keterampilan, atau perilaku kerja, training dapat menjadi solusi yang tepat. Namun, apabila penyebabnya berasal dari sistem, proses, alat kerja, kebijakan, atau struktur organisasi, intervensi lain perlu diprioritaskan.

Kapan Training Menjadi Solusi yang Tepat?

Training tepat digunakan apabila masalah disebabkan oleh:

• Kurangnya pengetahuan
• Keterampilan yang belum memadai
• Pemahaman terhadap SOP yang masih rendah
• Kemampuan teknis yang belum sesuai standar
• Kemampuan komunikasi yang perlu ditingkatkan
• Keterampilan pengambilan keputusan yang belum memadai
• Perilaku kerja yang perlu dikembangkan

Training belum tentu tepat apabila masalah disebabkan oleh:

• SOP yang tidak tersedia
• Sistem kerja yang tidak efektif
• Alat kerja yang tidak memadai
• Beban kerja berlebihan
• Target yang tidak realistis
• Kewenangan yang tidak jelas
• Pengawasan yang tidak konsisten
• Kebijakan perusahaan yang belum mendukung

Insight utama

Training merupakan solusi untuk competency gap, bukan solusi untuk seluruh masalah organisasi.

Alternatif Selain Training

Apabila akar masalah tidak sepenuhnya berasal dari kompetensi, organisasi dapat memilih bentuk intervensi lain.

Coaching

Digunakan ketika seseorang membutuhkan arahan untuk meningkatkan kinerja dalam pekerjaan tertentu.

Mentoring

Digunakan untuk membantu karyawan belajar dari pengalaman seseorang yang lebih senior.

On-the-Job Training

Digunakan ketika keterampilan lebih efektif dikembangkan langsung melalui praktik kerja.

Perbaikan SOP

Diperlukan apabila standar kerja belum jelas, tidak relevan, atau belum diterapkan secara konsisten.

Process Improvement

Digunakan ketika alur kerja terlalu panjang, tumpang tindih, atau tidak efisien.

Penyempurnaan Sistem dan Tools

Diperlukan apabila masalah dipengaruhi oleh aplikasi, mesin, perangkat, atau sarana kerja.

Penyesuaian Struktur dan Wewenang

Diperlukan apabila terjadi tumpang tindih tanggung jawab atau lambatnya pengambilan keputusan.

Kombinasi Intervensi

Dalam banyak kasus, solusi terbaik bukan memilih antara training atau non-training, tetapi mengombinasikan keduanya.

Framework Sederhana Sebelum Menentukan Training

Organisasi dapat menggunakan lima tahapan berikut.

1. Identifikasi Masalah Kinerja

Bandingkan kondisi aktual dengan kondisi yang diharapkan. Contoh:

• Produktivitas aktual 82%, target 95%
• Tingkat kesalahan aktual 4%, target maksimal 2%
• Penyelesaian laporan lima hari, target tiga hari

2. Kumpulkan Data

Gunakan data dari:

• KPI
• Penilaian kinerja
• Hasil audit
• Observasi
• Wawancara
• Keluhan pelanggan
• Competency assessment
• Data operasional
• Evaluasi training sebelumnya

3. Analisis Akar Masalah

Tentukan apakah masalah berasal dari:

• Kompetensi
• Proses
• Sistem
• Alat kerja
• Kebijakan
• Kepemimpinan
• Budaya
• Faktor lainnya

4. Tentukan Intervensi yang Tepat

Pilih solusi berupa:

• Training
• Coaching
• Mentoring
• Perbaikan proses
• Perbaikan SOP
• Penyempurnaan sistem
• Kombinasi beberapa intervensi

5. Tentukan Indikator Keberhasilan

Tetapkan perubahan yang diharapkan, misalnya:

• Berkurangnya kesalahan kerja
• Meningkatnya produktivitas
• Meningkatnya kepatuhan SOP
• Menurunnya keluhan pelanggan
• Meningkatnya ketepatan waktu
• Meningkatnya kualitas pengambilan keputusan

Hasil TNA Quick Poll #2: Bagaimana Mengukur Keberhasilan Training?

Dalam TNA Quick Poll #2, peserta membahas indikator keberhasilan sebuah program training. Mayoritas peserta berpendapat bahwa training baru dapat dikatakan berhasil apabila mampu:

• Menghasilkan perubahan perilaku
• Meningkatkan kinerja
• Memperbaiki cara kerja
• Mendukung pencapaian target bisnis perusahaan

Temuan ini menunjukkan adanya perubahan pola pikir penting. Keberhasilan training tidak lagi hanya diukur dari jumlah peserta, sertifikat, nilai kepuasan, atau banyaknya program yang terlaksana. Keberhasilan training harus dilihat dari dampak nyata yang diberikan kepada individu, unit kerja, dan organisasi.

Checklist Sebelum Menyetujui Program Training

Sebelum menyetujui atau mengajukan training, pastikan organisasi dapat menjawab pertanyaan berikut.

• ☐ Apakah masalah bisnis atau masalah kinerja sudah dijelaskan dengan jelas?
• ☐ Apakah tersedia data yang membuktikan adanya gap?
• ☐ Apakah akar masalah sudah dianalisis?
• ☐ Apakah competency gap telah ditemukan?
• ☐ Apakah peserta yang membutuhkan program sudah ditentukan?
• ☐ Apakah training merupakan solusi yang paling tepat?
• ☐ Apakah terdapat dukungan dari atasan setelah training?
• ☐ Apakah target perubahan perilaku sudah ditentukan?
• ☐ Apakah indikator keberhasilan sudah tersedia?
• ☐ Apakah terdapat rencana tindak lanjut setelah training?

Apabila sebagian besar pertanyaan tersebut belum dapat dijawab, organisasi sebaiknya tidak langsung menentukan program training.

Lima Prinsip Pengembangan SDM yang Berdampak

1. Mulai dari masalah bisnis

Jangan memulai dengan pertanyaan: "Training apa yang akan dilaksanakan?" Mulailah dengan: "Masalah apa yang ingin diselesaikan?"

2. Gunakan data yang objektif

Keputusan pengembangan perlu didukung oleh KPI, hasil asesmen, data operasional, observasi, dan informasi stakeholder.

3. Pastikan terdapat competency gap

Training efektif apabila masalah benar-benar berkaitan dengan pengetahuan, keterampilan, atau perilaku.

4. Pilih intervensi berdasarkan akar masalah

Tidak semua masalah membutuhkan training. Dalam beberapa kondisi, coaching, mentoring, perbaikan proses, atau penyempurnaan sistem lebih tepat.

5. Ukur perubahan setelah intervensi

Evaluasi harus melihat penerapan hasil belajar dan perubahan indikator kinerja, bukan hanya kepuasan peserta.

Reflection for HR Leaders

Sebelum menyusun program training berikutnya, coba renungkan beberapa pertanyaan berikut:

1. Apakah kebutuhan training sudah didasarkan pada data?
2. Apakah akar masalah telah diverifikasi?
3. Apakah masalah benar-benar berasal dari competency gap?
4. Apakah training merupakan solusi terbaik?
5. Apakah peserta yang dipilih benar-benar membutuhkan program?
6. Dukungan apa yang akan diberikan setelah training?
7. Perubahan perilaku apa yang diharapkan?
8. Bagaimana dampaknya terhadap KPI dan target bisnis akan diukur?

Sering kali, kualitas keputusan training tidak ditentukan oleh banyaknya program yang disusun. Kualitas keputusan training ditentukan oleh ketepatan organisasi dalam memahami masalah yang ingin diselesaikan.

Kesimpulan

Training bukanlah langkah pertama dalam menyelesaikan masalah kinerja. Langkah pertama adalah memahami masalah, mengumpulkan data, menemukan akar penyebab, dan memastikan apakah terdapat kesenjangan kompetensi.

Apabila terdapat competency gap, training dapat menjadi intervensi yang tepat. Namun, apabila penyebabnya berasal dari proses, sistem, alat kerja, struktur, atau kebijakan, organisasi perlu memilih solusi lain atau mengombinasikannya dengan program pengembangan kompetensi.

Ketika keputusan training didasarkan pada analisis kebutuhan yang objektif, organisasi tidak hanya dapat mengoptimalkan anggaran, tetapi juga meningkatkan peluang bahwa setiap program pengembangan SDM benar-benar memberikan dampak terhadap kinerja dan tujuan bisnis.

Training bukan tujuan akhir. Tujuan akhirnya adalah perubahan kompetensi, perilaku, dan kinerja organisasi.

Bangun Program Training yang Lebih Tepat Sasaran

PT Cipta Progresa Usaha membantu perusahaan membangun sistem pengembangan SDM yang objektif, terstruktur, dan selaras dengan kebutuhan bisnis melalui:

• Training Needs Analysis
• Competency Mapping
• Competency Assessment
• Learning and Development Roadmap
• Individual Development Plan
• Penyusunan matriks kompetensi
• Evaluasi efektivitas training
• Coaching dan mentoring program
• Pengembangan sistem Human Capital

Diskusikan kebutuhan pengembangan SDM perusahaan Anda bersama tim PT Cipta Progresa Usaha.

Konsultasikan Kebutuhan Perusahaan atau Hubungi Tim CPU

Tentang PT Cipta Progresa Usaha

PT Cipta Progresa Usaha merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang Training, Consulting, Certification, dan Human Capital Development.

CPU berkomitmen membantu organisasi membangun sistem pengembangan SDM yang selaras dengan kebutuhan bisnis melalui pendekatan berbasis kompetensi, data, dan peningkatan kinerja.

Artikel ini merupakan bagian dari TNA Insight Series, yaitu seri publikasi yang merangkum hasil diskusi, studi kasus, dan praktik terbaik dalam implementasi Training Needs Analysis sebagai bagian dari pengembangan People and Business.